Fuarlara nasıl hazırlanmalıyız?

aimsaddergisi-reklamalani

Tüm sektörler gibi ağaç işleme makineleri sektörü için de çok önemli bir alan olan fuarlar, istenen verimin elde edilebilmesi için ciddi bir hazırlık sürecinden geçmeyi gerektiriyor.

Türkiye Cumhuriyeti tarihinde fuarcılık, bugünkü haliyle çok eski zamanlara uzanmıyor. Cumhuriyet öncesinde ise, panayır adıyla yer alan bölgesel pazarların tarihi oldukça eski.

Fuarların işletmeler ve ülkeler açısından bir tanıtım aracı olarak kullanılması, Türkiye’de 1923 yılına kadar plansız ve programsız olarak düzenlenen, işlevsel olmaktan uzak panayırlarla gerçekleştiriliyordu.

İzmir İktisat Kongresi’ne dek bu durum devam etti. Mustafa Kemal Atatürk, kongre hakkında, “İktisat sergisi çok güzel olmuş. Her yıl tekrarlayın bunu. Bölgemizde böyle sergiler, iktisadın gelişmesine yol açar” diyerek konuya verdiği önemi vurgulamıştı.

İzmir’den sonra, farklı illerde de fuarlar düzenlenmeye başlandı, ancak o dönemki adı sergiydi. Bu isim uzun yıllar kullanıldı. Bu fuarlarda ticari amaçların yanında eğlence de düşünüldü ve çok işlevsel olamadı.

İzmir Enternasyonal Fuarı başlangıç oldu

1936’da o dönem için büyük öneme sahip İzmir Enternasyonal Fuarı ilk kez açıldı ve yerli, yabancı pek çok kuruluş katıldı. Yine eğlenceden ayrı düşünülememiş olsa da bu gelişme, Türkiye’de fuarcılık sektörünü başlattı. 1960’lardan itibaren fuarcılık konusunda daha ciddi adımlar atılmaya başlandı ve fuar sayılarında da artış yaşandı.

1980’li yıllarda ise fuarlar, ithalat ve ihracat açısından olmazsa olmaz bir unsur haline geldi. 90’lı yıllarda Türkiye’de gelişimini sürdüren sektörde, fuar sayılarının yanı sıra, fuar organizatörü sayısı da arttı. Bugün her sektör için ticari tüm faaliyetleri besleyen bir hizmet haline gelen fuarcılık, değişen dünyaya hızlı bir şekilde uyum sağlayarak ilerlemesini sürdürüyor. Yeni iş bağlantıları sağlayan, dünyanın çeşitli bölgelerinden müşterileri standa getiren, ülkenin dış ticaretine çok ciddi katkılar sunan fuarlar, bugün birçok firma için olmazsa olmaz bir alan.

Dünyada fuarların geçmişi M.Ö 18’inci yüzyıla uzanıyor

TOBB’un 2019’da kamuoyuna sunduğu Fuarcılık Sektörü İnceleme Raporu’na göre dünyada fuarların geçmişi, M.Ö 18’inci yüzyıla dayanıyor. Mezopotamya ve Hitit uygarlıklarında düzenlenen panayırlar ve Atina’da düzenlenen olimpiyatlar ise, tarihte bilinen ilk fuar örnekleri. Günümüzdeki anlamıyla tarihte bilinen ilk fuar ise, Kral Dagobert tarafından Paris yakınlarındaki St. Denis banliyösünde, 629 yılında kurulan “Foire de Saint Denis” oldu. Bu manada Fransa, fuarların ilk yapıldığı ülke olarak Almanya ve İtalya gibi ülkelerle birlikte fuarcılıkta önde gelen ülkeler arasında yer alıyor. Modern anlamda fuarcılığın başlangıcı ise 1851’de Londra Hyde Park’ta düzenlenen CrystalPalace Fuarı olarak bilinen Grand Fair ya da Great Exhibition adıyla düzenlenen fuarla oldu.

Türkiye, fuar sayısında Almanya’nın önünde

Rapora göre fuarcılık sektörünü etkileyen unsurların başında ekonomik koşullar geliyor. Global Exhibition Industry Statistics – GEIS Raporu’na göre 2012 yılında dünya genelinde yaklaşık 31 bin fuar düzenlendi, bu fuarlara 4,4 milyon katılımcı firma iştirak etti ve katılımcılara toplam 124 milyon metrekare stant alanı kiralandı.

Türkiye’nin de içinde yer aldığı Avrupa hem fuar alanı bakımından sahip olduğu pay ile, hem de fiilen gerçekleştirilen fuarlarda katılımcılara kiralanan stant alanı ile dünyanın önde gelen bölgelerinden biri. Avrupa’da yılda ortalama 2 bin civarında fuar gerçekleştiriliyor. Türkiye, 2017 verilerine göre, yıllık yaklaşık 400 fuar ile düzenlenen fuar sayısı bakımından Avrupa ülkeleri arasında ikinci sırada yer alıyor. Fuarcılık sektöründe örnek ülke olarak anılan Almanya’da düzenlenen yıllık ortalama fuar sayısı ise, Türkiye’nin yaklaşık yarısı kadar. Ancak, Almanya’daki fuar düzenleyicilerinin Türkiye ile kıyaslandığında neredeyse 7 katı kadar gelir elde ettiği görülüyor. Bu durum, bir fuar düzenleyicisinin ya da bir ülkenin fuarcılık alanındaki başarısının düzenlenen fuar sayısına değil katılımcı sayısı, ziyaretçi sayısı, stant alanı ve gelir gibi diğer parametrelere bağlı olduğunu gözler önüne seriyor.

Doğru fuarı seçmek önemli

Türkiye’de 600 bin metrekare fuar alanı bulunuyor. Her yıl, çoğunluğu İstanbul’da olmak üzere, ülkenin pek çok yerinde, hemen her sektör için fuarlar düzenleniyor. Yurt içi fuarların yanı sıra, yurt dışı fuarlar da ihracatçı firmalar için oldukça önemli. Bu noktada, fuarlara nasıl hazırlanılması gerektiği konusu, her ihracatçı firmanın odağında olması gereken bir konu.

Öncelikle firma, elindeki ürünü iyi tanımalı ve nasıl tanıtacağını belirlemeli. Daha sonra, hangi fuarın ürünleri ve hedef pazarları için uygun olduğuna karar vermeli. Bir fuar bütçesi çıkarılmalı. Fuarlar tespit edildikten sonra, bir fuar ekibi oluşturmak gerekiyor. Bu ekibin tüm organizasyonu yönetecek bilgi ve tecrübeye sahip bir lideri de olması elzem. Stantta sergilenecek ürünler, hedeflere uygun fuarın metrekaresi, hedef pazarlara uygun dil bilen ve konuya hakim kişilerin stantta yer alması önemli gündem maddeleri. Ayrıca, ürünleri doğru anlatan ve yine hedef pazarlara uygun dil seçeneklerinin de yer aldığı katalog, broşür gibi materyallerin de önceden hazırlanması şart. Fuar firmasındaki satış ekibinin yönlendirmelerini önemsenmeli. Esasen, fuar şirketiyle bu konuda işbirliği içinde olunmalı. Fuara katılacağınızı eski müşterilerinize, mevcut müşterilerinize ve hedef müşterilerinize mutlaka duyurmalısınız. Bunu da mümkünse yüz yüze yapmak önemli. Fuar esnasında, hedef müşterilerinizin firmanıza ve ürünlerinize odaklanmasını sağlamalısınız. Diğer bir deyişle, standınız sizi en iyi şekilde anlatmalı. Fuar esnasında, görüşmeler için bir alanı önceden tespit etmek, kimseyi ayakta bekletmemek iş hacmini genişleteceği gibi, imaja da olumlu yansır.

Fuarlara doğru hazırlanmak noktasında, çeşitli kaynaklardan bilgi edinmek mümkün.

Son 5 yılda yabancı ziyaretçisi yüzde 42 arttı

Türkiye’de fuarcılık sektörünün yüzde 50’sini elinde tutan TÜYAP Fuarcılık, 2019’da hayata geçirdiği TÜYAP Akademi ile, sektöre eleman yetiştirmenin yanı sıra, firmalara da fuarlara hazırlanma konusunda eğitim veriyor.

Türkiye’de 41 yıllık fuarcılık tecrübesi, 300 bin metrekare fuar alanı, her yıl artan ziyaretçi sayıları 2019 yılı itibariyle yılda yaklaşık 500 fuar düzenleyen şirket, son 5 yılda düzenlediği fuarları yüzde 23 oranında artırdı. Ziyaretçi sayısını bu dönemde yüzde 52 arıtırken, yabancı ziyaretçi sayısı da yüzde 42 oranında yükseldi.

“Ürünleriniz fuara uygun mu?”

Fuarlara nasıl hazırlanılması gerektiği konusunda AİMSAD Dergisi’ne röportaj veren TÜYAP Fuarcılık Genel Müdür Yardımcısı Arzu Saraç, firmaların bir fuara hazırlanırken mutlaka dikkat etmesi gereken konuları açıkladı. Firmaların fuardan 10 ay önce fuara hazırlanmaya başlaması gerektiğini kaydeden Saraç, şu bilgileri verdi: “Öncelikle, acaba ürünleriniz bu fuara uygun mu? Katılımcı profilimiz nedir? Kaç metrekare katılırsanız doğru olur? Nerede olursa sizin için daha faydalı olur? Kartvizit verip ürününüzü göstermek mi istiyorsunuz? Yoksa hedeflediğiniz özel bir bölge insanı mı var? Katılımcı firmanın fuara katılacağına dair kendi müşterilerine tanıtım ve bilgilendirme yapması gerekiyor. Diyelim katılımcı belli ülkeleri hedefledi. Hazırladığı broşürlerde, o ülkelerin dillerinde de yazı olmalı. Standınızda yabancı dil konuşan biri olmalı. Stantta konuyu bilen biri olmalı.”

Akademi’de teşvikler ve yurt dışı fuarlar anlatılıyor

TÜYAP Akademi’de fuar katılımcılarına verdikleri eğitimlerden de bahseden Arzu Saraç, şu bilgileri verdi: “2019’da sektöre kalifiye eleman yetiştirmek amacıyla kurulan akademide üniversite mezunu kişilere, istihdam konusunda da destek verdikleri eğitimler düzenliyor. Bu eğitimlerin yanı sıra, fuar katılımcısı firmalara da 3 günlük bir eğitim sunuyoruz. Doğru fuar nasıl seçilir, neden bu fuarda yer almalısınız veya almamalısınız, yurt içindeki şu fuarlar mı seçmelisiniz, yoksa yurt dışındaki şu fuarları mı hedeflemelisiniz? KOBİ’lerin kullanabileceği teşvikler, bunların nasıl kullanılacağına kadar, tüm detay bilgilerin yer aldığı bir paket. Fuar sırasında firma olarak üzerinize neler düşüyor? Bu eğitim 3 gün. 2 günü sınıfta, 1 günü de salonlarımızda.”