İşletmelerde iş geliştirme metodu olarak beyin fırtınası

aimsaddergisi-reklamalani

Büyümek isteyen KOBİ’lere B planı olabilecek çözüm, yöntem ve önerilerin paylaşılacağı bu yeni bölümümüzde, ilk sayımızın konusu beyin fırtınaları…

İşletmeler süreçlerini iyileştirmek, iş ve üretim süreçlerinde meydana gelen sorunlara çözüm geliştirmek, bazen de yeni ürün veya fikirleri ortaya koymak için çalışan ekibinin sinerjisinden faydalanma yoluna gidebilir. Özellikle de sistemdeki sorunu en iyi bilenler, bizzat o sorunla muhatap olanlardır. Bir işletmede kırtasiye giderlerinin niye arttığını, personeldeki verimsizliğin nedenini, üretimin niye yavaşladığını ilk farkedenler, tepe yönetiminden önce bizzat o sürecin içinde yer alanlardır.

Ya da yeni ürün geliştirme sürecinde personel, mevcut ürünü en iyi tanıyan ve aynı zamanda bir tüketici olarak da piyasanın ihtiyaçlarını en iyi bilen kesimdir. Dolayısıyla yeni ürünü konumlamada onların da sürece dahil edebileceğiniz değerli fikirleri vardır. İşte böylesi zamanlarda beyin fırtınası adıyla bilinen ama Türkiye’de bazı büyük işletmeler ya da ana işi yeni proje üretmek olan kreatif ajanslar hariç, yaygın bir kullanıma sahip değildir.

1941 yılında Alex Osborn tarafından geliştirilen bu yöntem, özel bir grup oturum şeklinde gerçekleşen ve bir soruna çok sayıda çözüm bulma tekniğidir. Kalite ve Yönetim Araçları’nın uygulanmasında kullanılmaktadır. Beyin fırtınası, konu seçimi, olası sorunların önceden belirlenmesi, bir soruna yol açan nedenleri saptama, bir sorunla ilgili hangi verilerin toplanacağının saptanması ve bir sorunu ortadan kaldıracak çözüm önerilerinin belirlenmesinde başarıyla kullanılır.

Beyin fırtınasının yararları

Beyin fırtınası, ekip içinde yer alan bireylerin ürettiği fikirler ile eski, etkisiz ve önemini kaybetmiş fikirlerden kurtulmayı sağlar. Çalışanlar arasında üretkenliği teşvik eder, paylaşımı geliştirir. Uygun çalışma ortamı yaratır, çalışanların sorumluluk bilincini geliştirir, çalışanların birbiriyle iletişimini iyileştirir. Ve nihayetinde kısa sürede birçok fikrin üretilmesini sağlar.

Özellikle bildiğiniz yöntemler yeterli olmadığı zaman yeni yollar keşfetmek için beyin fırtınasından faydalanmanız gerekir. Kişiler ne kadar tuhaf ya da konu dışı gibi gözükse de bu yöntemde sesli şekilde fikirlerini çekinmeden paylaşır.

Yeni bir fikir en başta mantıksız gözükür. Ama unutulmamalıdır ki, bir zamanlar dünyanın düz değil yuvarlak olması fikri de mantık dışı gelmiştir.

Toplantıya dair birkaç püf noktası

Beyin fırtınası yöntemine başvuracaklara en önemli tavsiyemiz rahat, huzurlu ve özgür bir ortam yaratmalarıdır. Katılımcıların tamamı fikirlerini cesurca ortaya atmaya ve diğerlerinin fikrini dinlemeye gönüllü olmalıdır.

Kimsenin fazla ön plana çıkmasına izin vermemelisiniz. Eğer bir kişi diğerlerinden daha fazla ön plana çıkar ya da yönlendirmeye kalkarsa, diğerlerini pasif duruma getirerek fikirlerini gizlemelerine neden olur. Eğer bu kişilerin fikirleri gerçekten faydalıysa izole çalışmaları daha uygun olabilir. Böylece grubun fikirleri de riske atılmamış olur.

En iyi sonuçlar için ortamın resmiyet seviyesi olabildiğince düşük olmalıdır. Coşku, ilk isimle hitap etmek, şakalar kritik öneme sahiptir. Böylece herkesin yaratıcılık sürecinde aktif rol almasını teşvik etmiş olursunuz. Aynı mantıkla beyin fırtınaları için bir ofis ortamı yerine, bir evde ya da yemek masasında yapılan toplantıdan daha iyi sonuçlar çıkacaktır.

Yaratıcı ve etkin fikirlerin sahipleri genellikle fikir bulmak için maaş almayan kişiler olmuştur. İyi fikirler serbest deneyimlerin yan etkisi olarak ortaya çıkar.

Toplantı yöneticisi ortamı heyecanlandırır, zekice sorular sorar, önemli yorumlar yapar ve kişileri sonuca yakınlaştırır.

Beyin fırtınasının temel kuralları

  • Beyin fırtınasına tüm bireylerin etkin, üretken ve yaratıcı bir şekilde katılması için koyulmuş bazı kurallar mevcuttur. Bu kuralların uygulanması ve oturumun bu kurallar doğrultusunda gerçekleşmesini oturum yöneticisi sağlar. Burada amaç, eşitliğin sağlanması ve bireylerin motivasyonudur.
  • Yönetici oturuma geçmeden önce, katılımcıların ortama ısınmasını sağlamak için güncel bir sohbet konusu açar. Üyelerin motivasyonunun sağlanmasıyla birlikte oturuma geçilebilir.
  • Öncelikle üzerinde beyin fırtınası yapılacak konu ortaya konulur.
  • Ekibin kalabalık olmaması gerekir; 5-6 kişilik bir katılımcı sayısı son derece uygundur. Duruma göre sayı 10’a kadar çıkarılabilir ama kalabalık gruplarda konuşmak için sıra beklemek can sıkıcı olabilir. Bunun için katılımcı sayısını artırmak yerine beyin fırtınası toplantılarının sayısını artırmak tercih edilmelidir.
  • Üyeler fikirlerini sırayla söylerler ve bu fikirler harfiyen not edilir. Fikirlerin not edilmesi için bir kişinin görevlendirilmesi önemli bir husustur.
  • Üretilen fikirlerin tüm bireyler tarafından anlaşılması sağlanır, fikirler netleştirilir. Aynı mesajı veren fikirler birleştirilir ve tek bir ‘Sonuç Fikir’ oluşturulur.
  • Değerlendirme bütün üyelerin katılımıyla yapılabileceği gibi oluşturulacak bir değerlendirme ekibiyle de yapılabilir.
  • Her üye ve her fikir eşit değere sahiptir.
  • Toplantılarda belirli bir zaman sınırı olmalıdır.
  • Kişinin hayal gücünü kullanabilmesi için eleştirileceğini asla düşünmemesi gerekir. Bu yüzden bu toplantılarda eleştiri yapılmaz, fikirler gereksiz olarak nitelendirilmez. Fikirlerin oylama yoluyla eleminasyonuna gidilir.
  • Çok sayıda fikir üretilmeye çalışılmalıdır. Bu aşamada öneri kalitesi değil, öneri miktarı önemlidir.
  • Her birey, aklında kaç fikir olursa olsun sırası geldiğinde yalnız bir fikir önermelidir.
  • Etkileşimin tam anlamıyla sağlanması gerekir. Toplantı sırasında herkesin birbirinin fikrinden yola çıkarak yeni fikirler üretmesi beklenir.
  • Beyin fırtınası bir turda herkes pas deyince biter.
  • Beyin fırtınası oturumunda mutlaka bir sonuç elde edilme şartı aranmaz. Bu durumda sonuca ulaşmak için yeni bir seans tertip edilmesi gerekir.